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経理が急に辞めると、何が止まる可能性があるか
経理担当者が退職すると、日常業務で当たり前に動いていたことが一気に滞ります。具体的には、支払い処理・給与計算・税務署や年金事務所への届出・会計ソフトへの入力・月次の帳簿締めがあります。
これらは「誰がいなくなっても翌日から止まる」類の業務ではなく、「気づいたときには期限を過ぎていた」という形で問題になりやすいのが特徴です。
滋賀県内の中小企業の約47.7%は従業員5名以下です（令和4年・滋賀県中小企業等実態調査）。こうした規模では、経理担当者が1人しかいないケースが多く、その人が退職すると他の従業員が経理の引き継ぎをゼロから担うか、外部に頼るかの二択になります。GrowUpへの経理代行のご相談でも、一人で経理を担当していた事務員の方が急遽辞めざるを得ない状況になったケースが多く見られます。
退職当日〜1週間以内にやること
急いで確認しなければならないことは3つです。期限が迫った支払いや届出を見落とさないための確認作業を最優先にしてください。
支払い・振込の期限を確認する
仕入れ代金の支払期日、家賃、リース料、各種サービスの口座引落日を一覧にしてください。退職した担当者しか知らない支払い先がないか、通帳やクレジットカードの明細を見て確認します。
口座引落なら担当者がいなくても自動で処理されますが、振込が必要な支払いは誰かが手動で対応しなければなりません。
会計ソフトのログインIDとパスワードを確保する
freeeやマネーフォワードなどのクラウド会計ソフトを使っている場合、ログイン情報が退職した担当者だけに伝わっていることがあります。退職前に引き継ぎができた場合はすでに把握しているはずですが、突然の退職で引き継ぎがなかった場合は、各ソフトのサポートページからパスワードリセットやアカウント確認を行ってください。
freeeの場合、管理者権限で別のメールアドレスから入り直すことができます。マネーフォワード クラウドも同様に管理者変更が可能です。
給与振込の手順を確認する
次の給与支払日まで時間があるかを確認し、振込データの作り方・銀行への送信手順を把握します。担当者が個人で設定したインターネットバンキングのIDを使っていた場合は、会社名義での登録に切り替える必要があります。
退職から1ヶ月以内にやること
緊急対応が終わったら、次の期限が来る前に以下を整理します。
給与計算と社会保険の手続き
給与計算は毎月発生する業務のため、翌月分の給与支払い前に計算方法と労働時間の集計方法を把握しておく必要があります。
社会保険に関しては、従業員が入退社するタイミングで日本年金事務所への届出が必要です。退職した経理担当者自身の社会保険喪失届も、退職日の翌日から5日以内が原則です（届出先：大津年金事務所または草津年金事務所）。
税務署への届出が必要なケースを確認する
月次の源泉所得税の納付期限は原則として翌月10日です。「源泉所得税の納期の特例」を利用している場合は年2回（1月と7月）ですが、これも確認が必要です。
草津税務署（草津市）、大津税務署（大津市）など、滋賀県内では管轄税務署が複数あります。どの税務署に届け出ているかを税務関係書類や会計ソフトの設定で確認してください。
後任採用か経理代行か、判断のポイント
急場をしのいだ後、「次の担当者を採用するか、外部に任せるか」を判断する必要があります。それぞれの特徴を整理します。
後任採用が向いているケース
- 毎日発生する現金管理や受付業務など、社内でないと対応できない業務が多い
- 会社の状況を内部で管理したい
- 採用コストと人件費を許容できる
経理代行が向いているケース
- 月次の仕訳入力・請求書処理・給与計算が中心
- 人件費を固定させたくない
- 急ぎの対応が必要で採用まで待てない
- 後任者が決まるまでの一時的なつなぎとして
経理代行は月額固定費での契約が多く、社員を採用するより総コストが抑えられるケースがあります。会計ソフトとの連携（freee・マネーフォワードなど）ができる経理代行に相談すれば、ソフトの設定や整理も含めて任せることが可能です。
関連記事：経理代行はどのように活用できる？導入から得られる効果を解説
経理代行に依頼した場合の流れ（GrowUpの場合）
滋賀県草津市の税理士法人GrowUpでは、freee認定アドバイザーとして経理代行を提供しています。突然の担当者退職でご連絡をいただいた場合の一般的な流れは以下のとおりです。
- 無料相談（電話・メール）：現在の状況と急ぎの業務を確認
- 現状の帳簿・会計ソフトの確認：何がどこまで処理されているかを把握
- 契約・業務開始：優先度の高い業務から順次引き継ぐ
業種や規模によって対応範囲は異なりますが、草津市・大津市・守山市・野洲市など滋賀県全域でご相談を受け付けています。過去には、ご連絡いただいた翌日に引き継ぎの打ち合わせを実施し、業務を順次引き受けていったケースもあります。
まとめ
経理担当者が急に辞めた時に最初にやることは、支払い期限の確認・会計ソフトのアクセス確保・給与振込の手順把握の3つです。その後1ヶ月以内に給与計算と社会保険の届出を整理します。
後任採用に時間がかかる場合や、経理の専門知識を持つ人が社内にいない場合は、経理代行への相談が現実的な選択肢になります。
滋賀県内で経理代行をご検討の場合は、お気軽にご相談ください。
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