経費精算は大量の領収書の整理や小口現金の管理などがあり、思っている以上に時間が取られてしまいます。ゆえに経費精算を簡素化することは、経理業務の時間を大幅に減らすことに繋がります。
そこで今回は、経費精算業務にシステム導入するメリットを中心にご紹介していきます。経理業務が楽になってキャッシュレス化に進めるので、ぜひ一度は検討してみてください。
目次
経費精算で行うこととは？
まずは経費精算ではどんなことを行うのか整理してみましょう。
- 社内全員、経費精算のルールを確認しておく
- 経費精算の申請のため、書類を書いたり領収書をまとめたりする
- 経費精算の申請を行う
- 申請書類を確認して上司が承認処理をする
- 経理担当者が承認、支払処理をする
なお4と5のどちらかで差し戻しがあれば、もう一度2に戻ることがあります。特に2における申請者の負担は大きく、申請期限を超過してしまう理由がここにあります。また4と5の承認作業がスムーズにいかないと経費精算が滞ってしまい、なかなか支払いまでたどり着けません。
では申請者の負担を軽減し、承認作業を楽にする方法はないのでしょうか。そこでおすすめなのが、経費精算にシステムを導入することです。
経費精算業務にシステム導入をするメリット
では経費精算業務において、システム導入をするメリットをご紹介していきましょう。今回は特に「クラウド型」の経費精算システムについて書いていきます。
- 経理担当者だけでなく、申請者も負担を軽減できる
- 入力や計算を自動化することでミスを減らしつつ、不正な申請も防止できる
- 経費精算の差し戻しや承認などが滞りづらく、スムーズになる
- 電子保存に対応しやすい
- 会計ソフトと連携しているとより経理業務が効率化できる
ではクラウド型経費精算システムを導入するメリットを一つ一つ解説していきます。
経理担当者だけでなく、申請者も負担を軽減できる
経理担当者と申請者にわけて、どのような負担が軽減できるのか解説していきます。
①経理担当者について
経費精算システムの導入によって、経理担当者は6つの負担軽減が可能です。
- 申請のフォーマット化がされているため、確認しやすい
- クレジットカードや交通系ICカードと連携できる
- キャッシュレス化で小口現金管理が減少する
- 紙の書類をまとめる必要がなくなる
- 会計ソフトへの入力をせずにすむ
- 振込データが経費精算システムで作成できる
経費精算システムを導入すると、これだけ多くの負担軽減が可能になります。特に交通系ICカードとの連携は、細々とした交通費の処理が必要なくなるので大きなメリットと言えるでしょう。
②申請者について
経費精算システムの導入によって、申請者は2つの負担軽減が可能です。
- 出先でも経費精算の申請ができる
- 書くべき書類が減る
クラウド型の経費精算システムは、スマホアプリがリリースされているものが多いです。そのため出先でも、すぐに経費精算が申請できるようになっています。スマホで領収書を撮影し、必要項目を記載するだけという手軽さは本当に助かりますね。
入力や計算を自動化することでミスを減らしつつ、不正な申請も防止できる
経費精算では申請書に数字を書き、それをエクセルに入力、その後振込データを作成したり会計ソフトに入力したりしますね。これだけの工程を経ていたら、どこかでミスが出てきます。
ではミスを減らすにはどうしたら良いのでしょうか。手入力や手作業をできる限り省けば良いのです。
経費精算システムを使って申請をする場合、申請時にのみ手入力が発生する可能性があります。しかし経費精算システムから会計ソフト用のデータと振込データの作成ができるので、その後の手作業はなくすことができます。しかもクレジットカードや交通系ICカードとの連動ができる経費精算システムであれば、最初の手入力すら必要ありません。
このように人の手を介さないということは、ミスを防ぐことに繋がります。しかも手作業が減ることで、不正をも防ぐことが可能です。ミスだけでなく不正も防げるのは、経営者からするととても助かりますね。
経費精算の差し戻しや承認などが滞りづらく、スムーズになる
経費精算システムが導入されていないと、申請書類が人の手を渡っていく必要があります。その結果、差し戻しや承認が遅れがちになります。
しかし経費精算システムであれば、必要書類がすべてクラウド内にあることがほとんどで、紙ベースのものはほぼありません。そのため差し戻しも承認もスムーズに行えるのです。
システムによっては、承認もスマホアプリからできる場合もあります。つまり申請同様、承認もどこでもいつでも可能ということです。上司が出張・リモートなどでも承認可能なのは助かりますね。
電子保存に対応しやすい
今後、経費精算だけでなく会計書類全般を電子保存にしておくことは、業務の効率化に繋がります。なぜなら書類の整理は、思っている以上に時間効率が悪いからです。この時間を減らすための第一歩として、経費精算を電子保存してみると良いでしょう。経費精算システムを利用していれば、流れの中で電子保存に対応することができるため、とっても簡単に対応できますよ。
会計ソフトと連携していると、より経理業務が効率化できる
会計ソフトと経費精算システムが連携していれば、経理業務はより効率化できます。正直、ボタン一つで連携というのは難しいかもしれません。しかし経費精算システムから会計データを取り出し、それを少し加工すれば会計システムへ取り込むことができます。
計算ミスや転記ミスに比べれば、データ加工のほうが圧倒的に簡単でミスの発生がありません。つまり経費精算システムを導入することで、会計ソフトに関する経理業務も効率化できるということなのです。
経費精算システムでキャッシュレス化
経費精算システムを導入すると、社内のキャッシュレス化を進められます。なぜなら、クレジットカードや交通系ICカードを利用すると、経費精算システム内にデータを簡単に取り込めるからです。こうすることで紙を減らすことができますし、小口現金を動かす機会も減少します。結果、キャッシュレス化を進めることができるのです。さらにキャッシュレス化は、データ履歴が残りやすくなるため不正防止にもなります。
経理代行で経理業務の縮小へ
経費精算システムを導入することで、経理業務が縮小できることはここまでで紹介してきました。実は経理代行サービスを利用することで、もっと経理業務の縮小が可能なのです。本当に経理業務が簡素化されてしまいます。
今まで経理業務にどれだけの人数、時間が割かれてきましたでしょうか。それと比較すると、驚くほどの経費削減や効率化につながります。
検討する際には、ぜひ私ども税理士法人GrowUpへご連絡ください。経理業務をできる限り縮小するためのご相談・お手伝いをいたします。
まとめ
- クラウド型経費精算システムの導入で、経理業務が激減
- 手作業が減るので、ミスはもちろん不正も防止できる
- キャッシュレス化で経理業務はもっと縮小できる
ここまで、クラウド型経費精算システムのメリットやキャッシュレス化についてお伝えしてきました。少しでも経理事務が楽になれば幸いです。最後までお読みいただき、ありがとうございました。