電子帳簿保存法が2022年1月1日に改正され、今までは電子保存をしていなかった企業や個人自業主も一部の電子保存が義務化されます。
そこでどのように対応をしていけば良いのか、システムを導入しない方法はあるのかなど、わかりやすく解説していきましょう。
目次
電子帳簿保存法とは
電子帳簿保存法とは、国税に関係した帳簿や書類をどのように保存すれば電子記録として認められるかを定めた法律のことです。この法律ができた当初は電子データでの保存要件が厳しく、さらにまだ電子データが浸透していなかったことから、そこまで普及が進みませんでした。
しかし2022年1月に改正された電子帳簿保存法では、今までよりも保存方法の要件が緩和され、さらに電子取引の場合には電子データでの保存が義務付けられたのです。そのため「うちの会社では電子データ保存はしないから関係ない」と言えなくなってしまいました。
そこでまずは電子保存が義務化される対象を紹介していきましょう。
電子保存が義務化される対象
電子保存が義務化される対象は、電子保存できるもののうち1つだけ。そこで義務化されないものも含めて、電子保存が義務化される対象について詳しくみていきましょう。
電子保存可能なものは3つ
まず電子帳簿保存法で規定されている電子保存が可能なものは、以下の3つです。
- 電子帳簿等…会計ソフトやExcelを利用して作成している、貸借対照表や損益計算書、仕訳帳、売上帳、固定資産台帳などのデータ
- スキャナ…領収書や見積書、契約書、請求書などをスキャナで取り込んだり、スマホで撮影したりしたデータ
- 電子取引…EメールやWeb上で受け取った取引関係書類のデータ
電子取引は電子保存が義務化
上で記した3つの中でも一番下のものが、電子保存の義務化が対象になるデータです。今までは、受領した電子データを紙に印刷して保管してもかまいませんでした。しかし2022年1月改正後は、電子データは紙に印刷せずに電子データのままで保存しなくてはなりません。
とはいえ、すぐに対応できない企業や自営業主のため、2年間の猶予があります。ですから今すぐに対応しなくてはいけないわけではなく、対応のためにどのような形をとれば良いのかをこの1年間で見極め、来年度からはそれに沿った対応が可能か仮稼働してみるのが良いでしょう。
（参考資料：国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」）
電子データの保存方法は？システム導入しない方法もある？
では実際には電子データを保存するには、どのような方法があるのでしょうか。それを決めるにあたっては、まずはどこまで電子帳簿保存を行うか決めなくてはなりません。もしも電子取引以外も電子保存するのであれば、システム導入しないという選択肢はないからです。今から解説するのは、「仕方なく電子取引のみを保存する」という企業や自営業主であることが大前提となります。
電子保存システムを導入
まず考えられる方法は、電子取引のデータを保存できるシステムを導入する方法です。電子データ保存専用のシステムもあれば、会計ソフトにオプションとして導入できることもあります。まずはすでに利用している会計ソフトと連携して、利用できるシステムがないか検討すると良いでしょう。
また「仕方なく」システム導入する程度で、本格的にシステム導入する予定がない場合には、利用料金ともよく相談すべきです。
システム導入しないなら事務処理規定を策定すること
では続いて、そこまで電子データの取引関係書類が多くなく、システム導入はしたくない企業や個人事業主がどうすれば良いか解説しましょう。その場合には、まずは「電子取引データの訂正および削除の防止に関する事務処理規定」といった、事務処理規定を定めます。そしてその規定通りの運用を行うのです。これだけでシステム導入せずとも、電子取引データの電子保存を行えます。
そして実際に運用する場合には、Excelで索引簿を作成するか、規則性のあるファイル名を設定するだけです。特にファイル名に日付と取引先名、金額を入れれば良いので、とても簡単に運用できます。さらにファイルが増えたら、フォルダ分けを行えばより検索性を高めることが可能です。
システム導入も視野に入れるべき
このようにシステム導入しなくても、2022年1月改正の電子帳簿保存法には対応可能です。ちょっとした手間が増えることは確かですが、これだけでわざわざ紙に印刷したりする必要がなくなるのは、大きなメリットと言えるでしょう。ただしファイル名の変更やExcelの索引簿更新は、思っている以上に時間も手間もかかります。
もしもコストにそこまで問題がないようなら、他の電子帳簿も含めて、すべて電子帳簿保存できるようにシステム導入してしまうのも手です。特に2年間の猶予期間のうちに、しっかりと検討しておくことが大事でしょう。
まとめ
- 2022年1月改正の電子帳簿保存法では、EメールやWeb上で受け取った取引関係書類は電子保存が義務化
- 2年間の猶予がある
- 領収書等の保管場所や整理の手間をなくすため、すべて電子帳簿保存法に対応させるのもアリ
ここまで電子帳簿保存法がどんなものなか、どのような場合に電子保存が義務化されているのか、また電子保存にはシステム導入しない方法があるのかなどを中心に解説してきました。
しかし取引関係書類は、保管場所の確保や整理に手間がかかります。そこでこの機会に電子帳簿保存法に対応した保存方法へ一新してしまうのも良いでしょう。さらに電子保存システムを導入したら、経理を代行するのも簡単になります。社内の事務手間を大幅に減らすことができますので、一度ご検討してみてください。
経理代行に関するご相談はもちろん、電子保存のご相談も受け付けております。まずは一度私ども税理士法人GrowUpへご連絡くださいませ。最後までお読みいただきありがとうございました。