経理業務をするにあたり、最初につまずくのは仕訳方法です。さらに仕訳を起こせたとしても、仕訳帳からなぜ総勘定元帳への転記するのかもわかりづらいでしょう。
そこで今回は仕訳や仕訳帳、総勘定元帳、貸方、借方を中心に、わかりやすく解説していきます。
目次
【簡単に】仕訳とは？
仕訳とは経理業務で一番初めに行う処理のことで、どんな取引があったのが一目でわかるものです。取引によってお金が動くということは、一緒に何か別のものも動くということなので、左右で金額を一致させて仕訳を起こします。
例えば以下のような取引では、どのような仕訳となるのでしょうか。
取引：100円支払ってノートを購入した
実はとても簡単で、このようになります。
仕訳：消耗品費 100円／現金 100円
そしてこの取引をよりかみ砕くと、「100円のノートが増えて、現金が100円減った」ことになります。ただノートはノートと書かず、消耗品費や備品といった勘定科目を使います。さらに金額分は、左右が同額になるようにすれば、これで仕訳を起こせたことになるのです。
ただし今では、仕訳といっても様々な起こし方があります。現金が動いたら現金出納帳に記録したり、経費精算専用のシステムから連携したりと、左右に金額を書くだけが仕訳を起こすことになるわけではありません。
【簡単に】貸方、借方とは？
先ほども書きましたが、左右の金額を一致させたものが仕訳です。そして仕訳を見れば、どんな取引があったか一目でわかるようになっています。
さらに仕訳を積み上げたものに、貸借対照表（BS）と損益計算書（PL）があります。そしてこの貸借対照表にも、貸方と借方の漢字が入っています。ですから貸方と借方を理解するため、まずは簡単に貸借対照表の説明をしていきましょう。
貸借対照表とは
貸借対照表とは左右に分けて、「お金の使い道」と「お金の調達方法」を記載している資料のことです。左側である借方はお金の使い道（現金や建物などの資産）、右側である貸方はお金の調達方法（借入金や預り金などの負債）が書かれています。そのため仕訳を起こす時も、資産を増加させるなら借方に記載、負債を増加させるなら貸方に記載するのです。
借方とはお金の使い道を記載する場所
借方とは仕訳や貸借対照表の左側を指し、購入した資産や経費、仕入れを記載することでお金の使い道がわかるようになっています。
貸方とはお金の調達方法
貸方とは仕訳や貸借対照表の右側を指し、資産を購入したり経費を支払ったりするためのお金を、どのように調達したのかわかるようになっています。もちろん売上もお金の調達方法の一つなので、貸方に記載します。
なぜ貸方、借方と言うのか
「か『り』かたは、『り』が左にはらうため左側。か『し』かたは、『し』が右にはらうため右側。」という覚え方を教わる方が多いでしょう。しかしそれは覚え方の話で、貸方と借方の意味は違います。
元々、複式帳簿が誕生したのは、14世紀のこと。この時代には銀行家が生まれ、銀行家へお金を貸す人と銀行家から借りる人、という関係も生まれました。そのため銀行家が左側へ「お金を借りた人」、右側に「お金を貸してくれた人」というリストを書いていた習慣が残り、「左側が借方、右側が貸方」になったのだそう。
【簡単に】仕訳帳と総勘定元帳の関係
続いて仕訳帳や総勘定元帳について、簡単に解説していきましょう。
仕訳帳とは
仕訳帳とは、仕訳を日付順に記載していく帳簿のことです。仕訳帳を使用している場合には、仕訳帳へ仕訳を記載したら仕訳を起こしたことになります。
総勘定元帳とは
総勘定元帳とは、仕訳を勘定科目ごとに記載していく帳簿のことです。まずは仕訳帳で取引日ごとに仕訳を起こし、次に総勘定元帳へ転記する必要があります。
総勘定元帳で勘定科目の総括を行う
仕訳帳のみの場合、一つ一つの取引はわかりますが、科目ごとに金額を合計することが難しくなります。そこで総勘定元帳へ勘定科目ごとに転記していくことで、勘定科目の合計が出せるのです。
転記を手作業で行うのは難しい
仕訳帳へ正しい仕訳を記載したとしても、その後に総勘定元帳へ転記するのはなかなか骨が折れます。手間も時間もかかる上、ミスも生じやすい作業です。そこで手作業やExcelによる経理業務は行わず、最初から会計システムを導入することをお勧めします。
さらに一歩進んで、経理業務自体を委託してしまう方法が一番確実性が高いと言えるでしょう。ぜひ下記の関連記事をご一読ください。
（関連記事：経理事務にお勧めなエクセルテンプレートと部分的会計ソフトのススメ）
（関連記事：経理代行と記帳代行の違いは？本業に専念できる経理代行のススメ）
まとめ
- 仕訳の左側は借方、右側は貸方
- 借方はお金の使い道、貸方はお金の調達方法
- 仕訳帳の仕訳を総勘定元帳へ転記するのは、勘定科目ごとに合計を出すため
- 手作業やExcelによる総勘定元帳へ転記はミスが多発しやすい
ここまで仕訳や仕訳帳、貸方、借方、総勘定元帳などについて、簡単に解説してきました。ただこれらの名称をしっかり理解することは難しく、その部分に時間を割く暇はないことのほうが多いでしょう。
だからこそ、本業以外のことに時間を割かずに済むよう、経理代行を利用することを考えてみてはいかがでしょうか。本業へ集中するためにも、まずは私ども税理士法人GrowUpへご連絡ください。
ここまでお読みいただきありがとうございました。