昨今の情勢からテレワークを推進している企業、個人自業主が多いことかと思います。しかし推進するにあたって課題となりやすい部門があるのをご存じでしょうか。
それはテレワーク化が難しいと言われている、経理部門です。紙ベースで運用されていることが多いため、課題となりやすいのです。そこで経理業務はどうすればテレワーク化できるのか、他に方法はないのか、解説していきましょう。
目次
経理業務のテレワーク化が難しいのはなぜ？
経理業務すべてをテレワーク化させるためには、以下のような障壁があげられることが多くあります。
- 今まで紙ベースであったものを電子データ化しなくてはいけない
- 会計システムが社内パソコンにしか導入されていない
- ハンコの押印が必要な書類が多い
- グループウェアの整備が不十分
- セキュリティ対策が不十分
他にもさまざまな理由がありますが、上記の理由に当てはまる企業・個人自業主がほとんどではないでしょうか。
電子帳簿保存法に沿った運用でテレワーク化へ
しかし実は、今までの理由であれば2022年1月に改正されたばかりの電子帳簿保存法に沿った運用を考えていくことで、経理業務のリモート障壁を取り除くことができます。ではどうすれば電子帳簿保存法に則った運用になるのか、どのようにリモート障壁が取り除けるのかを考えつつ解説していきましょう。
紙ベースを電子データへ
今まで特に紙ベースとされていたのは、以下の書類が多いのではないでしょうか。
- 請求書発行業務
- 経費精算業務
- 入出金業務
しかしどれも会計システムやそれに準じたシステムを導入することで、リモート対応可能です。電子帳簿保存法的にも紙で証票を持っている必要はなくなったため、紙の保管場所の確保や整理の手間を考えると、紙を電子データにするメリットは十分にあるでしょう。
電子帳簿保存法については、以下の記事にも詳しく解説しています。ご一読ください。
（参考ページ：電子帳簿保存法って？電子保存が義務化？システムを導入しない方法は？）
（参考ページ：電子帳簿保存法の改正でタイムスタンプが不要に？スマホアプリも利用しよう
また、もしも請求書が他社から郵送で届くことがある場合には、社内にひとりはいなくてはなりません。しかしリモート業務を増やしたからといって、完全に社内に人がいない状態にはできないでしょうから、問題にはならないでしょう。
上記の場合でも、決まった形で請求書をデータ化する方法がルーチン化できていれば、リモートで働いている経理担当者が対応できます。
会計システムはSaaSがオススメ
会計システムやその他のシステムを導入するなら、SaaSをお勧めします。SaaSとはSoftware as a Serviceの略称で、ネット環境さえあればシステムを利用できるサービスのことです。そのため「会社のPCでないと経理業務ができない！」という事態は発生しません。IDとPASSさえあれば、自社の会計システムにアクセスして業務が可能です。
会計システムや請求管理システム、経費精算システムなど、さまざまなサービスがあるので、自社で利用できるものがないか一度確認してみましょう。
またSaaSの大きな特徴として、コストが安いことが挙げられます。自社に合ったカスタマイズはしづらいですが、その分、安く良質なサービスであることがほとんどです。さらに1か月単位の契約ができ、体験も簡単に行えます。そのため自社に合うのかどうかをあまり悩まずに済むことも大きなメリットです。もしも1年単位で使ってみて、合わなかった場合にも別のシステムに乗り換え可能なので、気軽にお試しできるというわけですね。
これを機に脱ハンコ
電子申告が推進され、申告に関係した書類も脱ハンコが進められています。契約書ですらハンコが不要となっている昨今ですから、社内資料のハンコはできるだけ減らして運用をしやすくしましょう。
そのためにはワークフローシステムや稟議承認システムを導入すると、より簡単に進められます。これらもやはりSaaSのものを選ぶことで、リモートワークの推進に繋がります。
グループウェアやセキュリティ対策は必須
グループウェアの導入やセキュリティ対策に関しては、経理業務に関係なくリモートを推進するにあたり、最初に考えるべきところです。そのため経理にはあまり関係がないため、今回は割愛させていただきます。
テレワーク化するなら代行も？
経理業務をテレワーク化するのであれば、経理代行サービスを利用するのも一つの手です。それであれば新しく導入するシステムを最小限に抑えることができますし、ワークフローの変更も多くは発生しません。
特に紙を電子データにすることができれば、あとは代行に頼んでしまったほうが楽でしょう。どうやって運用するか考える必要もなく、プロに依頼できるため正確性も上がるからです。
またもしもすでに経理代行を頼んでいた場合でも、電子データに対応していないようなら、代行会社を変更しても良いでしょう。なぜなら電子帳簿保存法に対応しきれない可能性があるからです。
まずは私ども税理士法人GrowUpにご連絡いただければ、自社に合った経理業務のプロセスを提案させていただきます。もちろん申告まで丸っとお手伝いも可能ですので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
まとめ
- 経理業務はリモートでもできる
- その鍵は紙を電子データにできるかどうか
- 会計システムやその他のシステムは、SaaSを利用してリモートしやすく
- 電子データにするなら経理代行を
この記事ではリモートを行いづらい経理業務をどうすればリモートでできるのか、その方法を簡単に解説してきました。電子帳簿保存法に対応していけばリモート推進も可能ですが、なかなか電子帳簿保存法への対応方法がわからないという企業、個人事業主が多いことでしょう。まずはお気軽に、私ども税理士法人GrowUpへお問い合わせください。
ここまでお読みいただきありがとうございました。