経理、簿記といえば、まずは仕訳から始まります。しかしその仕訳をどのように行えば良いのか、初心者にとっては違いがわかりづらいことがほとんどでしょう。
そこで今回は仕訳帳や仕訳伝票、振替伝票など、どの方法で仕訳や起票すべきなのか紹介していきます。
目次
仕訳帳と伝票制の違い
仕訳帳と伝票制の違いは、仕訳を記載する場所が違うということです。仕訳帳は仕訳を記載するためのノートのようなもので、ひたすら日付順に仕訳を書きます。
しかし伝票制の場合には、仕訳を1枚1枚の伝票に記載。そして伝票に仕訳を書くことを、「伝票を切る」と表現するのが特徴です。
仕訳帳と伝票、どちらで仕訳を起こすべきか
仕訳帳は、取引を日付順に仕訳にしていきます。そのため仕訳帳から総勘定元帳への転記を行うには、労力も手間もかかります。仕訳帳からの転記方法については、以下の関連記事も併せてご確認ください。
（関連記事：仕訳帳とは？貸方、借方や総勘定元帳への転記方法を簡単にわかりやすく解説）
しかし伝票制の場合には、総勘定元帳への転記が少しだけ簡単に行えます。特定の勘定科目の取引が多いような企業や自営業主にとっては、特に伝票制のほうが経理業務の効率化が図れるでしょう。
どのような場合に伝票制のほうが経理業務を楽に行えるのか、伝票制の種類を紹介しながら解説していきましょう。
伝票制の種類①：1伝票制
1伝票制は「振替伝票」のみを利用して、伝票を切る方法です。振替伝票はいわゆる仕訳を記載するための伝票で、仕訳帳と同様のことを記載していきます。結果、仕訳帳とほぼ同じ手間がかかるため、1伝票制を採用することはあまりありません。
伝票制の種類②：3伝票制
3伝票制は「振替伝票」の他に、「入金伝票」と「出金伝票」を使用します。現金の取引の多い企業や自営業主ほど、3伝票制による恩恵を受けやすくなります。
伝票制の種類③：5伝票制
3伝票制で扱う伝票に「売上伝票」と「仕入伝票」の2伝票を追加したのが、5伝票制です。現金による取引だけでなく、売上や仕入の取引数自体が多い場合に、5伝票制の恩恵が受けやすくなります。
仕訳の数が多ければ多いほど、会計システムがオススメ
仕訳の数が多く、手書きによる経理業務に負担を感じているのであれば、まずは会計システムへ移行することを検討すべきでしょう。もちろんExcelを考えても良いですが、今は月額数千円で利用できるシステムが増えており、さらにクレジットカードやネットバンクとの連携が可能だったり、スマホで完結したりすることもできます。
このように手書きからの脱却は、転記の手間を減らしてミスをなくすだけでなく、大幅な業務効率化が図れるのです。ちなみにExcelではなく会計システムをオススメする理由については、以下の関連記事でも詳しく解説しています。一度ご覧ください。
（関連記事：経理事務にお勧めなエクセルテンプレートと部分的会計ソフトのススメ）
仕訳伝票は1伝票制の振替伝票のこと
仕訳帳や伝票制、総勘定元帳などの用語を調べていると、仕訳伝票という言葉に出会うこともあるでしょう。仕訳伝票は振替伝票と違いがあるのかな？と思われる方も多いですが、実は仕訳伝票は1伝票制の振替伝票のことを指すのです。
振替伝票は1伝票制、3伝票制、5伝票制の3種類全てに使用されますが、その中でも1伝票制の振替伝票だけは、仕訳伝票と呼ばれることもあります。ただし必ず仕訳伝票と呼ばなければいけないわけではないので、振替伝票と呼んでしまっても何も問題ありません。
どんな取引が多いか考える
経理業務の効率化には、まずはどんな取引が多いのかを考える必要があるでしょう。現金による入出金が多いのか、売上仕入の取引数が多いのか、クレカによる支払いが多いのか、ネットバンクを利用しているのか…などです。
本当に様々な視点がありますので、経理業務にできるだけ時間を割きたくないのであれば、まずは業務内容をしっかりと切り分けしていく必要がありますね。しかしそれ自体も経験者でないと難しいことがほとんどです。
そこで経理業務をできるだけ簡単にしたいのであれば、経理代行の検討もすべきでしょう。そうれば自社、自分で経理業務をする必要がなくなり、本業に時間を割けます。それにより売上アップができれば、より業務効率化へ動くことができます。ぜひ一度私ども税理士法人GrowUpへご連絡ください。
まとめ
- 手書きで仕訳を起こすなら、仕訳帳か伝票を使用
- 仕訳を起こした後、総勘定元帳への転記があり、手間も時間もかかる上にミスも起きる
- 仕訳帳より5伝票制や3伝票制のほうが転記の手間が減る
- 転記自体をなくしたかったら、会計システムを利用
- 会計システムと同時に経理代行の検討もオススメ
ここまで仕訳帳と伝票制の違いや転記を減らす方法、お勧めの起票方法などを解説していきました。ただ経理業務は難しいことも多く、さらに取引数が多ければ多いほど煩雑化します。
そこでできるだけ業務を簡略化するため、まずは私ども税理士法人GrowUpへご連絡ください。企業や自営業主に合わせた経理業務の方法をご提案可能です。もちろん経理代行もできますので、お気軽にお問い合わせください。
ここまでお付き合いいただきありがとうございました。